仕事にChatGPTをどう使う？初心者でもできる活用アイデア

「ChatGPTを使えるようにはなったけれど、仕事では何に使えばいいの？」

「便利そうだけれど、自分の仕事でどう役立つのかわからない」

そんな人もいるのではないでしょうか。

ChatGPTは、文章を作るだけのツールではありません。

メールの下書き。

文章の整理。

アイデア出し。

資料の構成。

わからないことの説明。

仕事の手順整理。

など、さまざまな作業を手伝ってもらうことができます。

大切なのは、仕事をすべてChatGPTに任せることではありません。

自分が考える・書く・整理する作業を、少し手伝ってもらう。

そんな使い方から始めると、仕事にも取り入れやすくなります。

今回は、ChatGPT初心者でも試しやすい、仕事での活用アイデアを紹介します。

まず知っておきたいこと

ChatGPTは「仕事を代わりにするもの」ではなく「仕事を助けるもの」

ChatGPTを仕事で使うというと、

「AIに仕事を任せる」

というイメージを持つ人もいるかもしれません。

でも、初心者の場合は、

自分の仕事を少し楽にするアシスタント

くらいに考えるとわかりやすいでしょう。

たとえば、自分でメールを一から考える代わりに下書きを作ってもらう。

まとまっていない考えを整理してもらう。

長い文章のポイントをまとめてもらう。

自分では思いつかなかった案を出してもらう。

このような使い方なら、さまざまな仕事に取り入れることができます。

仕事で使えるChatGPTの活用アイデア

1．メールの下書きを作る

仕事で意外と時間がかかるのが、メールを書くことです。

特に、

依頼。

お礼。

日程調整。

問い合わせ。

お断り。

などは、言葉遣いを考えながら書く必要があります。

そんなときは、ChatGPTに下書きを作ってもらうことができます。

たとえば、

取引先に、打ち合わせの日程変更をお願いするメールを丁寧に書いてください。

と頼みます。

そのまま使う必要はありません。

「もう少し短くして」

「少しやわらかい表現にして」

と追加で伝えながら整えることもできます。

最後に自分で読み直し、相手との関係や状況に合う表現に直してから送るようにしましょう。

2．自分で書いた文章を読みやすくする

文章は書けるけれど、

「少しわかりにくい気がする」

「もっと簡潔にしたい」

ということもあります。

そんなときは、

この文章を、意味を変えずに読みやすくしてください。

と頼むことができます。

メール。

報告文。

案内文。

社内のお知らせ。

説明文。

など、さまざまな文章で使えます。

ゼロから文章を書いてもらうだけでなく、

自分が書いた文章を整える

という使い方も便利です。

3．長い文章を短くまとめる

資料や文章が長く、

「結局、何が大切なのかわからない」

というときにもChatGPTを使えます。

たとえば、

この文章の重要なポイントを5つにまとめてください。

この内容を200文字程度で要約してください。

といった頼み方ができます。

ただし、重要な契約書や法律・制度に関する文書などは、要約だけで判断せず、必ず原文も確認しましょう。

ChatGPTは内容を整理する補助として使うのがおすすめです。

4．アイデアを出してもらう

仕事では、

「何か案を出してください」

と言われる場面もあります。

そんなときに、一人で考え続けるのではなく、ChatGPTに候補を出してもらう方法があります。

たとえば、

店舗の春のキャンペーンアイデアを10個考えてください。

社内イベントの企画案を5つ考えてください。

初心者向けパソコン講習のテーマを10個考えてください。

などです。

ChatGPTが出した案をそのまま採用するのではなく、

考えるきっかけとして使う

とよいでしょう。

「この案をもう少し現実的にして」

「費用をあまりかけない案にして」

など、条件を追加することもできます。

5．文章の構成を考えてもらう

文章を書く前に、

「何から書けばいいかわからない」

と迷うことがあります。

そんなときは、文章そのものではなく、構成を考えてもらう方法もあります。

たとえば、

新入社員向けに、社内ツールの使い方を説明する資料の構成を考えてください。

と頼むと、

最初に何を説明するか。

どんな順番にするか。

何を入れるとわかりやすいか。

といった案を出してもらえます。

企画書。

プレゼン資料。

マニュアル。

記事。

案内文。

などを作るときにも活用できます。

6．箇条書きから文章を作る

伝えたいことは決まっているけれど、文章にするのが難しい場合もあります。

そんなときは、要点だけを箇条書きで伝えてみましょう。

たとえば、

次の内容を、社内向けのお知らせ文にしてください。
・会議は金曜日
・開始は10時
・会議室は3階
・資料を前日までに確認する

というように頼みます。

文章を一から考えるより、伝えたい内容を整理するだけで済むため、文章作成の負担を減らせることがあります。

7．わからないパソコン操作を聞く

仕事中に、

「Excelでこれをするにはどうすればいい？」

「このパソコン用語は何？」

と困ることもあります。

そんなときにもChatGPTを使えます。

たとえば、

Excelで縦に並んだ数字の合計を出す方法を、初心者向けに説明してください。

PDFとWordファイルの違いを簡単に教えてください。

というように質問できます。

説明が難しければ、

「一つずつ順番に教えて」

と頼むこともできます。

ただし、使用しているソフトのバージョンや環境によって操作方法が違う場合があります。

うまくいかないときは、公式のヘルプなども確認しましょう。

8．仕事の手順を整理する

やることが多く、

「どこから手をつければいいかわからない」

というときにも使えます。

たとえば、

来週のイベントまでに、会場予約、参加者への連絡、資料作成、備品準備が必要です。作業する順番を整理してください。

と伝えます。

すると、やることを分類したり、順番を考えたりする手助けをしてもらえます。

仕事そのものをしてくれるわけではありませんが、

頭の中にあるものを整理する

ために使うことができます。

9．チェックリストを作る

忘れ物や確認漏れを防ぎたいときには、チェックリストを作ってもらう方法があります。

たとえば、

オンライン会議を開催するときの準備チェックリストを作ってください。

出張前に確認することをチェックリストにしてください。

などです。

自分の仕事内容に合わせて、

「事務担当者向けに」

「初めて担当する人向けに」

と条件を追加してもよいでしょう。

10．説明の仕方を考えてもらう

自分では理解していても、

「人に説明するのが難しい」

ということがあります。

そんなときは、

パソコンに詳しくない人にもわかるように説明してください。

専門用語を使わずに説明してください。

と頼むことができます。

社内マニュアルや顧客向けの案内など、相手に合わせて説明を変えたいときにも役立ちます。

11．比較するときのポイントを整理する

複数のサービスや方法から一つを選びたいときにもChatGPTを使えます。

たとえば、

オンライン会議ツールを選ぶときに比較した方がいいポイントを教えてください。

と頼むと、

料金。

使いやすさ。

参加人数。

必要な機能。

サポート。

など、比較するときの視点を整理してもらえます。

ただし、現在の料金や機能などは変更されることがあります。

最新情報が必要な場合は、それぞれの公式サイトでも確認しましょう。

12．表にして整理する

複数の情報を比較したいときは、

表にして比較してください。

と頼むこともできます。

たとえば、

WordとGoogleドキュメントの特徴を、初心者向けに表で比較してください。

といった使い方です。

文章だけではわかりにくい情報も、表にすると整理しやすくなることがあります。

ChatGPTへの頼み方のコツ

仕事でChatGPTを使うときは、難しいプロンプトを覚える必要はありません。

ただ、少し条件を加えると、希望に近い回答を得やすくなります。

何をしてほしいか伝える

「文章を作って」

だけではなく、

「取引先へのお礼メールを作って」

と伝えます。

誰向けなのか伝える

「初心者向け」

「お客様向け」

「社内向け」

など、相手を伝えます。

希望する形を伝える

「箇条書きで」

「300文字程度で」

「表にして」

など、形を指定することもできます。

雰囲気を伝える

「丁寧に」

「やわらかく」

「簡潔に」

など、文章の雰囲気も指定できます。

たとえば、

パソコンに詳しくない社員向けに、オンライン会議に参加する手順を、専門用語をなるべく使わず箇条書きで説明してください。

のようにすると、条件が伝わりやすくなります。

最初の回答が合わなければ追加で伝える

ChatGPTでは、最初から思いどおりの回答が出なくても大丈夫です。

たとえば、メールを作ってもらったあとに、

「もう少し短くして」

「少しやわらかくして」

「最初にお礼を入れて」

と追加で伝えることができます。

新しく質問を作り直すのではなく、会話しながら少しずつ整えていくのもChatGPTの使い方です。

ChatGPTに任せない方がいいこともある

便利なChatGPTですが、すべてをそのまま任せてよいわけではありません。

特に仕事では、

最終的な確認と判断は自分でする

ことが大切です。

ChatGPTはもっともらしい文章で、間違った情報を回答することがあります。

数字。

日付。

法律。

制度。

料金。

会社の規則。

商品やサービスの仕様。

など、正確さが重要な情報は、必ず公式情報や原資料でも確認しましょう。

会社の情報をそのまま入力しない

仕事でChatGPTを利用するときに特に注意したいのが、入力する情報です。

顧客の氏名や連絡先。

社外秘の資料。

未公開の商品情報。

契約内容。

パスワード。

社内だけで共有している情報。

などを、自己判断で入力しないようにしましょう。

勤務先によっては、生成AIの利用方法や入力できる情報について独自のルールが定められていることがあります。

まずは会社のAI利用ルールを確認してから使うことが大切です。

なお、ChatGPTのデータの扱いは利用しているプランや設定によって異なります。

個人向けのChatGPTでは、設定からモデル改善への利用をオフにすることができ、ChatGPT Businessではワークスペースのデータはモデルの学習に使用されないのが標準です。

AIが作った文章は必ず読み直す

ChatGPTがきれいな文章を作ってくれると、そのまま使いたくなることがあります。

でも、

名前は合っているか。

日付は正しいか。

相手との関係に合った表現か。

事実と違うことが書かれていないか。

必要な内容が抜けていないか。

を確認することが大切です。

特にメールなどは、AIが事情をすべて知っているわけではありません。

下書きをChatGPTに手伝ってもらい、完成させるのは自分

という使い方が安心です。

仕事で使うなら、まず一つの作業から

ChatGPTには多くの使い方があります。

でも、最初からすべて覚える必要はありません。

まずは普段の仕事を振り返って、

「これに少し時間がかかっているな」

と思うものを一つ探してみましょう。

たとえば、

毎回メールを書くのに時間がかかる。

文章を短くまとめるのが苦手。

アイデアを考えるのに時間がかかる。

仕事の順番を整理するのが苦手。

そんな作業があれば、ChatGPTに少し手伝ってもらいます。

実際に使ってみると、

「これは便利」

「これは自分でやった方が早い」

ということもわかってきます。

ChatGPTを使うこと自体より「どう使うか」が大切

これから仕事でAIを使う機会は増えていくかもしれません。

ただし、

「ChatGPTを使える＝仕事ができる」

というわけではありません。

大切なのは、

何をAIに頼むか。

出てきた回答をどう判断するか。

間違いがないか確認する。

自分の仕事にどう生かすか。

という部分です。

AIを使うための高度な知識がなくても、

自分の仕事を少し効率よくする方法を考えられること

は、これから役立つスキルの一つになるでしょう。

これからできること

仕事でChatGPTを使ってみたいなら、まず次のようなことから試してみましょう。

1．普段時間がかかっている作業を一つ探す

メール。

文章作成。

情報整理。

アイデア出し。

などから選びます。

2．個人情報や機密情報を含まない内容で試す

まずは、安全に試せる仕事から始めましょう。

3．簡単な言葉で頼んでみる

難しいプロンプトを作る必要はありません。

普段、人にお願いするときのように伝えてみます。

4．回答に希望を追加する

「短くして」

「箇条書きにして」

「初心者向けにして」

など、追加でお願いしてみましょう。

5．最後は自分で確認する

内容や事実関係を確認してから、実際の仕事で使います。

まとめ

ChatGPTは、仕事のさまざまな場面で活用できます。

メールの下書き。

文章の整理。

要約。

アイデア出し。

資料の構成。

パソコン操作の質問。

仕事の手順整理。

チェックリスト作成。

比較するポイントの整理。

など、初心者でも試しやすい使い方があります。

大切なのは、AIに仕事をすべて任せることではありません。

考える・書く・整理する作業を少し手伝ってもらう。

そんなところから始めてみましょう。

そして、回答が正しいかを確認すること、個人情報や機密情報の扱いに気をつけること、勤務先のルールを守ることも忘れないようにします。

まずは今日の仕事の中から、

「これ、ChatGPTに少し手伝ってもらえるかな？」

と思う作業を一つ探してみる。

それが、仕事でAIを活用する最初の一歩になります。

Lirevia編集部

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